Nürnberg (ots) – ELENA – der so sympathisch klingende Name sorgt in vielen Unternehmen zurzeit für einige Kopfschmerzen. ELENA steht für ELektronischer EntgeltNAchweis. Er soll in Zukunft das lästige Erstellen diverser Lohn-Bescheinigungen ersetzen, bringt aber erst einmal Mehraufwand für die Personalabteilungen bei Unternehmen und sonstigen Arbeitgebern. Denn dort müssen, darauf weist der IT-Dienstleister DATEV eG hin, von Januar 2010 an jeden Monat Daten erhoben, erfasst und elektronisch versandt werden, die bisher im Rahmen der Lohnabrechnung keine Rolle spielten.

Allein die so genannte „Ausfüllhilfe“*, die dazu unter www.das-elena-verfahren.de von den Sozialversicherungsträgern zur Verfügung gestellt wird, umfasst über 50 Seiten. Laut Bundesregierung sollen Arbeitgeber jedoch mittelfristig durch das neue Verfahren 85 Millionen Euro jährlich einsparen.

Wer Arbeitslosengeld, Elterngeld oder Wohnungsgeld haben möchte, muss jeweils unterschiedliche Bescheinigungen vorlegen. Bisher wurden diese für jeden Beschäftigten, Beamten, Richter und Soldaten anlassbezogen vom Arbeitgeber auf Papier erstellt – bis zu 60 Millionen Mal im Jahr. Dieses Verfahren wird schrittweise auf die elektronische Datenübermittlung umgestellt, das heißt die Unternehmen und Institutionen melden von Januar 2010 an monatlich den festgelegten Datensatz pro Arbeitnehmer an die Zentrale Speicherstelle (ZSS), die bei der Rentenversicherungin Würzburg eingerichtet ist. Dort werden die Daten verschlüsselt archiviert.

Von 2012 an, so die Planungen, rufen die jeweils berechtigten Behörden zusammen mit dem Antragsteller bei Bedarf die Daten ab und berechnen auf deren Grundlage die Leistungen. Der Antragsteller benötigt dafür eine Signaturkarte mit qualifizierter elektronischer Signatur. Wie diese Signaturkarten bereitgestellt werden und wer diese erstellt bzw. verteilt, ist noch offen.

In einem ersten Schritt ist geplant, dass in zwei Jahren zunächst fünf Bescheinigungen, die unter anderem für Anträge bei den Arbeitsagenturen, für das Wohngeld und für das Elterngeld benötigt werden, auf Papier entfallen. Arbeitnehmer werden von ihrem Arbeitgeber mit einem Hinweis auf der Entgeltabrechnung darüber informiert, dass Daten an die Zentrale Speicherstelle übermittelt wurden und sie Informationen über diese Daten nur von dort erhalten.

Während die Arbeitnehmer ansonsten noch abwarten können, müssen die Arbeitgeber sich auf die gesetzlich vorgeschriebenen Datenübermittlungen, die von kommenden Januar an fällig werden, vorbereiten. Viele Unternehmer werden dabei mit ihrem Steuerberater zusammenarbeiten. Mit ihm sollten sie, damit der zusätzliche Erfassungsaufwand für die über die klassische Lohnabrechnung hinausgehenden Informationen begrenzt wird, ein möglichst effizientes Vorgehen für den Datenaustausch vereinbaren. Dafür sind unter anderem geschützte Datenverbindungen und zuverlässige Softwarelösungen notwendig, wie sie die DATEV eG, Nürnberg, bietet, über deren Programme über 9,5 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen monatlich erstellt werden.

Weitere Informationen finden Arbeitgeber unter www.das-elena-verfahren.de , www.itsg.de und www.datev.de .

* „Verfahrensbeschreibung – Anlage 6 – Multifunktionaler Verdienstdatensatz“, erstellt vom AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.

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