Die Zeit um den Jahreswechsel ist für Personalabteilungen stets mit Änderungen verbunden. Auch diesmal macht der Gesetzgeber da keine Ausnahme und beschert den Unternehmen etliche Neuregelungen und -verfahren. Die aktuellen Stichworte sind das Aufwendungsausgleichsgesetz, ein neues elektronisches Rückmeldeverfahren und die Krankenversicherung der Rentner. Außerdem werden sich viele Arbeitnehmer wundern, weil sie keine neue Lohnsteuerkarte erhalten.

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Für das kommende Jahr werden bereits keine „Pappkarten“ mehr ausgegeben, die Karte aus dem laufenden Jahr behält für 2011 ihre Gültigkeit. Hintergrund ist die Einführung des ab 2012 geltenden ElsterLohn II-Verfahrens, mit dem die rein elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale eingeführt werden. Das Auslaufen des papiergebundenen Verfahrens verdeutlicht den allgemeinen Trend in der Gesetzgebung, der für den Lohn-Bereich ebenso gilt wie für andere Verwaltungsbereiche: Es werden immer mehr Daten in digitaler Form erhoben, gleichzeitig steigen die Ansprüche an die Datenqualität.

Aufwendungsausgleich nur noch digital
Ein aktuelles Beispiel für diese fortschreitende Elektronifizierung ist das Aufwendungsausgleichsgesetz. Es bestimmt, dass Erstattungsanträge für Arbeitgeberaufwendungen im Rahmen der Lohnfortzahlung bei Krankheit und Mutterschutz vom 1. Januar 2011 an elektronisch übermittelt werden müssen. Im Gegenzug entfallen die entsprechenden Bescheinigungen. Dafür müssen bereits zum Zeitpunkt der Lohnabrechnung zusätzliche Informationen weitergegeben werden. Darunter fällt beispielsweise der Hinweis, ob am ersten Krankheitstag noch Arbeitsleistungen erbracht wurden. Das Verfahren bringt aber auch Vorteile: Mit der Umstellung von Papier auf die elektronische Ãœbermittlung entfallen das manuelle Ausfüllen, die Unterschrift und das Versenden des Antrags an die Krankenkasse. Zudem werden die Arbeitgeberaufwendungen den Unternehmen schneller erstattet.

Auch das neue Zahlstellen-Meldeverfahren setzt auf elektronische Datenübermittlung. Es verpflichtet Arbeitgeber, die Versorgungsbezüge an Betriebsrentner zahlen, die Meldungen für Zahlstellen ab dem Jahreswechsel ebenfalls digital an die Krankenkassen zu übertragen.

Rückmeldungen werden elektronisch
Institutionen, die auf elektronischem Weg Daten erhalten, verpflichtet der Gesetzgeber immer häufiger dazu, diese auch elektronisch an den Absender zurückzugeben, sofern Änderungen oder Korrekturen erforderlich sind. Wichtig ist eine schnelle Umsetzung insbesondere, wenn die zurückgemeldeten Daten – etwa Sozialversicherungsnummern oder die individuellen Besteuerungsmerkmale des Arbeitnehmers – bereits bei der nächsten Lohnabrechnung berücksichtigt werden müssen. Für Anwender der DATEV-Software dient dabei das Rechenzentrum des IT-Dienstleisters als zuverlässige Datendrehscheibe.

Auch nach dem Jahreswechsel wird sich die Entwicklung der zunehmend elektronischen Abwicklung von Meldepflichten weiter fortsetzen. Voraussichtlich ab dem 1. Juli 2011 wird es verpflichtend sein, Daten zur Beantragung von Entgeltersatzleistungen digital zu übermitteln. Wenn ab 2012 mit ElsterLohn II die Einführung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale folgt, bedeutet dies ebenfalls eine neue Verpflichtung für die Arbeitgeber. Mit Wegfall der Lohnsteuerkarte müssen sie die Lohnsteuerabzugsmerkmale ihrer Arbeitnehmer regelmäßig beim Bundeszentralamt für Steuern abrufen.

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Quelle: openPR